ビジネスの場面でコミュニケーション手段として活用されてきたfaxは、長い歴史の中で独自の地位を保っている。各種情報通信技術が発展し、電子メールやインスタントメッセージなどのデジタル手段が台頭しても、faxの利用は完全には廃れることがない。それにはいくつかの理由がある。faxは、紙媒体を介して図や書類をそのままの状態で送信することができる。たとえば契約書や注文書、手書きの図面など、文書のレイアウトや筆跡まで正確に相手先に伝えられる。
他の媒体では形式や表現が崩れる場合があるが、faxの場合は原本に非常に近い形で送ることが可能である。またfaxの送信は、操作が簡易で特別な専門知識を必要としない。受信側も指定された番号に接続された機械が用意されていれば、難しい設定をせずとも文書の受信が即時に行われる。そのため様々な業種、特に人の出入りが多い現場や、パソコンに不慣れなスタッフが多い事業所などではfaxによる情報のやりとりが根強く残っている。現にオフィスや店舗、工場など幅広いビジネスシーンでfaxは日常的な連絡手段のひとつである。
faxという通信手段が持つ特徴の一つに「即時性」と「証拠性」がある。送信すれば数十秒から数分以内に相手先で出力され、紙として手元に残るため、確実に送信したことと、どの内容が伝達されたかが形として残る。実際、fax送信後には「送信結果レポート」も発行され、送信側に証拠として残すことができる。この送信内容や履歴が参照できることにより、ビジネス上のトラブル防止にも役立つ。さらにfaxはセキュリティの観点でも一定の役割を果たしてきた。
塗りつぶしや手書き補足が不要な生原稿をそのまま伝え、「電子的な編集」が介在しないため改ざんが困難であると考えられている。そのため契約に関連する重要な書類、図面、公的な証明書類のやりとりにおいても、faxが選択される理由のひとつになっている。また、faxは電話回線を用いた通信であり、相手方専用の番号へ文書を送信する仕組みとなっている。そのため希望しない第三者が容易に情報にアクセスできないという点も評価されてきた。一方で、紙媒体である以上は物理的な管理も必要であり、機密性の高い文書については送信先の管理体制にも留意しなければならない。
ビジネスの現場では、faxの送信は日々の事務業務に欠かせないものとなっている。商品の注文伝票や納品書、見積書のやりとり、顧客からの申込書受領、支払通知や連絡事項、さらには官公庁や外部機関への書類提出など、faxが活躍するシチュエーションは多岐にわたる。また、商談中の急な指示や修正版の資料提示といったタイムリーな対応が求められる場面でも、faxによる送信は高い即応性と信頼性を発揮している。ビジネスにおいてはスピードが要求されることが多く、faxの仕組みは簡易かつ確実であるため、採用され続けている背景がある。加えて、業務ノウハウや慣行が長年積み重ねられてきた企業では、faxによる情報のやりとりや書類整理が通常の業務フローとして根づいており、急速な切替が現実的ではないことも多い。
通販業界、医療現場、法律事務所、工事現場など、faxが主な連絡手段となっている職場も少なくない。システム整備が十分でない職場や、対面・電話以外の確実な通信方法を求める現場でfaxは一定の役割を果たし続けていると言える。fax送信の課題としては、用紙やトナーといった消耗品が必要であったり、通信コストが発生する点、受信時に担当者不在だと確認が遅れる点などが挙げられてきたが、紙や通信費がビジネスコストの中では制御しやすく、相手先に通信機器が整っていれば運用に問題が生じることは比較的少ない。また、多くのfax機器はスキャナやプリンタなどの機能も統合されている。このような複合機タイプが普及したことで、オフィスの限られたスペースでもfax運用が継続されやすくなった。
デジタル文書への移行や効率化が進む中でも、fax送信が完全になくなる兆しは見えない。文書原本の画像性、高い証拠性、手軽な操作、そして多様なビジネス現場との親和性が今日に至るまでfaxの存在価値を保っている。今後もfaxはビジネスのコミュニケーションを支える手段のひとつとして、役割を果たし続けるであろう。信頼できる文書送信方式として、多くの企業や事業所が引き続きfaxの利便性を重視している点は注目に値する。新しい通信手段が次々登場するが、多様なニーズと現場環境の中でfaxは独自の価値を持ち続けている。
faxは長い歴史を持つビジネスコミュニケーション手段として、デジタル技術が進化した現在でも独自の地位を維持し続けている。その理由として、紙媒体を用いることで契約書や手書き図面などを原本に近い形で送信できる点、操作が簡単でパソコンに不慣れな人でも扱いやすい点が挙げられる。faxは送信内容や履歴が物理的に残ることで即時性や証拠性が高く、ビジネス上のトラブル防止にも役立っている。また、電子的な編集が介在しないため改ざんが難しく、機密性を求める文書のやりとりにも適している。電話回線を利用し、特定の番号への送信という仕組みも情報セキュリティ上評価されてきた。
一方で、用紙やトナーなどの消耗品が必要であり、通信コストがかかるという課題はあるものの、多くの企業では既存の業務フローにfaxが根付いていることや、複合機の普及によって運用が容易であることから、依然として使用が続けられている。医療、法務、工事、通販などfaxが主力となっている現場も多い。デジタル化が進行する中にあっても、faxは高い信頼性と利便性を備えた文書送信手段として、今後もビジネスシーンで重要な役割を担い続けるだろう。